ระบบลงเวลานอกสถานที่ TimeMintเพื่อแก้ปัญหาสถานการณ์COVID19โดยกำหนดบ้านเป็นสถานที่ลงเวลาเข้าออกงานแทน

เนื่องด้วยสถานการณ์ COVID19 หลายบริษัทอาจจะจำเป็นต้องเลือกที่จะลดความหนาแน่นของสำนักงานลง โดยการกำหนด หรือเลือกให้พนักงานบางตำแหน่งหน้าที่ จำเป็นต้องทำงานที่บ้าน หรือที่เราเรียกกับว่า Work From Home (WFH) แต่ยังคงจำเป็นต้องลงเวลาเพื่อให้ระบบเงินเดือนนั้นมี Timestamp สำหรับนำไปใช้เพื่อคำนวณเงินเดือน หรือทำเรื่องจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานอยู่ แม้ว่าพนักงานไม่ได้เข้ามาที่สำนักงานหลักก็ตามที ดังนั้นแล้ว สำหรับระบบของ TimeMint เราแนะนำให้เลือกระบบการลงเวลาเข้าออกงานด้วยแบบของ “การบันทึกเวลาเข้าออกสถานที่แบบตำแหน่งพิกัดแต่เพียงอย่างเดียว” โดยเปิดสิทธิ์นี้ให้กับพนักงานเพิ่มเติม

หมายเหตุ : ระบบของ TimeMint หากจะใช้การลงเวลานอกสถานที่จะใช้เครดิตประเภทมาตราฐานในการลงเวลาเท่านั้น หากทางเจ้าหน้าที่ HR หรือทางเจ้าของระบบเลือกที่จะเปิดรูปแบบการลงเวลาเข้าออกงานด้วย GPS สถานที่แล้ว แนะนำให้ตรวจสอบก่อนว่า ท่านมีเครดิตประเภทดังกล่าวหรือไม่ หรือ ท่านอาจจะจำเป็นต้องชำระเงินค่าเครดิตประเภทดังด้วย อย่างไรก็ดีหากระบบการลงเวลาที่ท่านใช้เป็น TimeMint แบบเป็นระบบอื่นๆ เมื่อท่านเปิดสิทธิ์ให้พนักงานบันทึกเวลาเข้าออกด้วยการใช้พิกัดนอกสถาานที่ ท่านจะมีเครดิตติดลบ (เป็นภาระหนี้) ทางระบบจะทำการเปิดบิลอัตโนมัติเพื่อวางบิลเรียกการชำระต่อไปในภายหลัง 

ทำไมต้องใช้ระบบลงเวลานอกสถานที่ด้วยระบบของ TimeMint 

สำหรับพนักงานที่ปกติแล้วเข้าออกงานด้วยการแสกนนิ้วมือด้วยเครื่อง Finger Scanner ปกตินั้น เมื่อได้รับหน้าที่ให้ทำการลงเวลาเข้าออกงานที่บ้านแทน (เนื่องด้วยสถานการณ์การระบาดของโรคระบาด COVID19) ระบบการลงเวลาของ TimeMint จะทำหน้าที่ update เวลาผ่านระบบ Cloud เข้ามา และ หัวหน้างานจะสามารถได้รับการแจ้งเตือนว่าพนักงานคนใด เริ่มทำงานและเลิกทำงานแล้ว เพื่อสุดท้ายแล้วเวลาทั้งหมดที่ได้รับการบันทึกผ่านระบบของ TimeMint ยังสามารถถูก download และ import file ประเภทที่สามารถนำเข้าไปสู่โปรแกรมเงินเดือนได้ตามปกติ เหมือนกับเครื่องอ่านลายนิ้วมือทุกประการ 

นอกจากนี้ เราแนะนำให้ ท่านหัวหน้างานสามารถยังคงกำหนดระยะเวลาทำงานเหมือนกับสภาพของเวลาทำงานปกติในสัญญาว่าจ้างงานได้ แม้นว่า จะเป็นการลงเวลาทำงานที่บ้านก็ตาม เพื่อให้รองรับรูปแบบสื่อสารระหว่างทีมได้เหมือนเดิม ตามช่วงเวลา working hour ของธุรกิจได้อย่างเป็นปกติ เว้นแต่ว่า พนักงานมีการร้องขอเพื่อให้ขอเปลี่ยนเวลาการลงเวลาเข้าออกงาน ซึ่งก็เป็นสิทธิ์ของหัวหน้างานหรือเจ้าของกิจการที่จะเห็นควรหรือไม่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงานจากเดิมที่ทำงานที่สำนักงานหลัก มาเป็นสถานที่ของพนักงานที่ได้วางเอาไว้เป็นพิกัดสถานที่สำหรับการลงเวลาผ่านระบบ TimeMint 

ระบบการลงเวลาของ TimeMint นั้นคุณสามารถกำหนดระยะพิกัดได้ว่า พนักงานจะสามารถลงเวลาเข้าออกงาน ณ​ ตำแหน่งใดได้บ้าง โดยคนหนึ่งๆจะสามารถตอกเวลาเข้าออกงานเพียงหนึ่งตำแหน่งเท่านั้น หรือ หลายสถานที่ก็ได้แล้วแต่ว่ากำหนด  เช่น ถ้าหากว่าพนักงานมีบ้านพักสองสถานที่ คุณก็สามารถกำหนดให้พนักงานคนนั้นมีสิทธิ์ตอกเวลาเข้าออกได้จำเพาะสองสถานที่นั้นเป็นต้น และ พนักงานเอง ถ้าหากว่า เดินทางออกไปนอกบ้าน หรือสถานที่อื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในพิกัด พนักงานเองนั้นจะไม่สามารถลงเวลาเข้าออกงานได้ 

Tips : รู้หรือเปล่าว่า TimeMint จะให้พนักงานลงเวลากี่ครั้งต่อวันก็ได้ ! ใช่แล้วล่ะ บางองค์กรที่ใช้ TimeMint อยู่ ก็มีการกำหนดให้พนักงานตอกเวลาทุกชั่วโมงเพื่อบันทึกเวลาเข้ามา ส่วนปัญหาที่จะเกิดกับระบบโปรแกรมเงินเดือนนะหรือ !? ไม่เป็นปัญหา เพราะ ระบบ TimeMint นั้นสามารถกรองออกได้ว่า ถ้าหากว่า คุณจะเอาข้อมูลเพื่อไปทำงานเงินเดือนในโปรแกรม Payroll ใดๆต่อก็เลือกให้เอาจำเพาะเวลาแรกสุดและหลังสุดได้เช่นเดียวกัน 

TimeMint แถมระบบ E-leave ของฟรี ! เมื่อใช้คู่กับระบบลงเวลา 

เมื่อคุณเลือกที่จะระบบตอกเวลา TimeMint แล้วล่ะก็.. คุณได้ระบบใช้ระบบ E-leave การลาออนไลน์ฟรีแถมเข้าไปอีกด้วย โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆเพิ่มเติมแม้แต่น้อย เรียกได้ว่าเป็นของฟรีที่ออกแบบมาเกินกว่าที่ของฟรีปกติจะทำได้กันเลยก็ว่าได้ เพราะ รองรับการลาทุกประเภท การลาผ่านหน้าคอมพิวเตอร์โดยการเข้าใช้งานผ่าน website ก็ได้หรือ จะทำการลาผ่านมือถือก็ได้เช่นเดียวกัน และ กำหนดระบบการอนุมัติได้สองชั้นด้วยกัน คือ หัวหน้างาน และ HR (หรือเจ้าของระบบ) ดังนั้นแล้ว หากคุณเริ่มทดลองใช้ TimeMint เราแนะนำให้คุณลองใช้ระบบ E-leave การลาออนไลน์ผ่านแอพของเราด้วย เพื่อความสะดวก และ แน่นอนว่าสำหรับการ WHF ทำงานจากที่บ้านแบบนี้ การลานั้นถือว่ายังคงเป็นสิทธิ์ของพนักงานเหมือนเดิมทุกประการ ก็เหมือนกับที่พนักงานเข้ามาทำงานที่สำนักงานยังไงอย่างงั้นเลยก็ว่าได้ ดังนั้นแล้ว พนักงานจะไม่สามารถส่งเอกสารการลาได้ผ่านระบบเอกสารปกติเหมือนกับที่เราสามารถเจอหน้ากันได้ทุกวัน ดังนั้นแล้ว Function เรื่องของการลานั้น เราคิดว่า มันก็น่าจะจำเป็นสำหรับการทำงานจากที่บ้านเพื่อป้องกันการระบาดแบบนี้เช่นเดียวกัน 

เราแนะนำให้คุณกำหนดสถานที่ทำงานคือบ้านพักอาศัยของพนักงานเท่านั้น

เนื่องด้วยเหตุผลของการกักตัว และการลดโอกาสในการติดเชื่อ และการเผยแพร่เชื้อ(ถ้าหากว่าติดเชื้อ) เราแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่า สถานที่ที่จะถูกระบุเป็นพิกัดเพื่อการเข้าออกงานนั้นคือ “บ้าน” หรือ “ที่พักอาศัย” หลักเท่านั้น เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้พนักงานเลือกสถานที่สาธารณะอื่นๆแทนได้ พนักงานพึงต้องเข้าใจ หรือท่าน HR หัวหน้างานจำเป็นต้องปรับความเข้าใจว่า พิกัดสถานที่ หรือ ตำแหน่งของบ้าน นั้นถือเป็นส่วนหนึ่งที่จำเป็นต้องเปิดเผยให้กับทางองค์กร ซึ่งแต่ไหนแต่ไรนั้น ในเอกสารก่อนการรับเข้าทำงาน จะมีให้บันทึกเอาไว้อยู่แล้ว และ ยิ่งสถานการณ์แบบนี้ข้อมูลพิกัดบ้านนั้นถือได้ว่า เป็นสิ่งที่ควรแชร์ให้บริษัททราบได้ เพื่อประโยชน์ในการจัดการเวลางานและการนำไปประเมินเพื่อคำนวณเงินเดือนต่อไปได้ในที่สุด 

นอกจากนี้เราแนะนำให้หาโปรแกรมเพื่อใช้ในการ Track หน้าจอ Windows ที่ Active ได้ฟรี ! 

สำหรับพนักงานที่สามารถทำงานผ่าน internet ได้ส่วนมาก แล้วจะถูกเลือกเป็นพนักงานกลุ่มแรกๆที่บริษัทจะให้เริ่มทำงานที่บ้าน Work From Home เป็นหลัก ส่วนพนักงานที่จำเป็นต้องประจำสถานที่ เนื่องจากเนื้องานนั้นจะไม่สามารถทำ Work From Home ได้อย่างแน่นอน เช่น เจ้าหน้าที่ประจำโกดัง เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย เป็นต้น ดังนั้นแล้ว ถ้าหากว่า พนักงานที่ Work From Home ทำงานจากที่บ้านแล้วกิจกรรมเนื้องานส่วนใหญ่เกิดขึ้นใน computer อยู่แล้ว ท่านอาจจะเลือกใช้โปรแกรม ติดตามการใช้งานหน้าต่างโปรแกรมต่างๆได้ฟรี โดยเราแนะนำโปรแกรมที่ชื่อว่า RescueTime 

โดยให้พนักงานเข้าไปสร้างบัญชีฟรีเพื่อเริ่มต้นใช้งานและเริ่มใช้งานที่สำนักงานตั้งแต่ตอนนี้ก่อนที่จะเริ่มทำงานที่จากที่บ้าน เพื่อให้ได้ข้อมูลเบื้องต้นเสียกว่าสัดส่วนการใช้งานโปรแกรมต่างๆ เมื่อพนักงานทำงานอยู่ที่ที่ทำงานนั้นเป็นอย่างไร และ เรากำลังจะยึดรูปแบบสัดส่วนเวลาของแอพพลิเคชั่นต่างๆที่พนักงานใช้งานที่สำนักงานนั้นเป็นระยะเวลามาตราฐาน (Standard time) สำหรับการทำงานด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ที่สำนักงาน เมื่อเราได้ข้อมูลเบื้องต้นแล้ว เราสามารถให้พนักงานเริ่มต้นทำงานที่บ้านได้ และ เราจะนำข้อมูลสองวันนั้นมาเปรียบเทียบกัน ซึ่งเป้าหมายของการตรวจสอบเพื่อเป็นหลักฐานให้กับพนักงานว่าทำงานคือ การเทียบข้อมูลการใช้งานแอพพลิเคชั่นหน้าจอต่างๆตามเวลาว่า แม้นว่าพนักงานทำงานที่บ้านก็จะมีสัดส่วนและชั่วโมงทำงานของแต่ละโปรแกรมใช้งานเหมือนกับที่พนักงานมาทำงานที่สำนักงานเช่นเดียวกัน โดยข้อมูลนี้ควรบอกแจ้งให้พนักงานทราบ และ พนักงานก็สามารถดูข้อมูลเดียวกันนี้ได้ เพียงแค่หัวหน้างานหรือผู้ควบคุมการทำงานขอให้พนักงานแชร์ username และ password สำหรับ RescueTime เพื่อให้ตนเองได้สามารถเข้าไปตรวจสอบได้เช่นเดียวกัน 

ข้อมูลที่สัมพันธ์กันระหว่างเวลาเข้าออกงานจาก TimeMint และเวลาของหน้าจอใน RescueTime

สำหรับพนักงานที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ เราแนะนำให้พนักงานลงเวลาเริ่มต้นการทำงานเหมือนการตอกลงเวลาเข้างานปกติ เพียงแต่ใช้แอพสำหรับการลงเวลาแทนการตอกบัตรปกติเท่านั้น และหัวหน้าที่ทำหน้าที่ควบคุมงานสามารถดู Log การใช้เวลากับโปรแกรมต่างๆของพนักงานได้โดยการดูที่ Dashboard ในแต่ละวันของพนักงานใน RescueTime ได้ โดยพนักงานเองสามารถเลือกตั้งเวลาเริ่มทำงานและเลิกทำงานได้เอง และ จะไม่มีการเก็บ Log การเปิดหน้าต่างต่างๆเมื่อเวลานอกงาน (รวมทั้งเวลาพักเที่ยงด้วยหรือ ถ้าหากว่าเก็บก็หัวหน้างานนั้นไม่ต้องใส่ใจใดๆ เช่นช่วงเที่ยงอาจ เราอาจจะเป็นนาทีที่ใช้ไปกับ Youtube App ได้เป็นต้น) 

การใช้ข้อมูลแบบนี้ ถือได้ว่าจะทำให้ทั้งพนักงานเองมีหลักฐานหรือมีหลักเกณฑ์ว่าตนเองได้ทำงาน ตามเวลาเข้าออกงานนั้น และ หัวหน้างานสามารถนำเสนอหลักการนี้ให้กับบริษัทได้ เพื่อให้เห็นได้ว่า เราสามารถมีข้อมูลเพื่อการติดตามหรือตรวจสอบการทำงานแบบง่ายๆได้และฟรี ! 

TimeMint ใช้งานได้ฟรี 30 วัน ! ไม่มีเงื่อนไขใดๆในการใช้งาน 

รู้หรือเปล่าว่า ถ้าหากว่า องค์กรคุณเลือกที่จะให้พนักงานลงเวลานอกสถานที่ ในกรณีนี้คือบ้านของพนักงานเอง คุณสามารถใช้งานได้ฟรี 30 วันโดยการสร้างบัญชีกับ TimeMint และดูวิธีการตั้งค่าต่างๆ เราแนะนำว่าให้คุณเริ่มทดสอบใช้งานทันทีแม้นว่าพนักงานจะยังคงทำงานที่สำนักงานอยู่เพื่อให้เกิดความคุ้นเคย และ ดูว่าการใช้งานพบปัญหาใดหรือไม่ก่อนที่จะมีการใช้งานจริงเมื่อจำเป็นต้อง Work From Home ต่อไป

เริ่มต้นทดลองการใช้งาน TimeMint ได้ฟรี 30 วันไม่มีเงื่อนไขได้แล้ววันนี้ สำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน https://www.timemint.co