Close

เราแนะนำให้คุณเริ่มสมัครด้วยคอมพิวเตอร์เพื่อตั้งค่าต่างๆของพนักงาน สถานที่ และคุณลักษณะของเวลาเข้าออกได้สะดวกและรวดเร็ว

22/10/2018

อธิบายประเภทของระบบลงเวลาพนักงานสำหรับองค์กร

ระบบลงเวลาพนักงานเป็นระบบหนึ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรห้างร้านเปิดใหม่หรือ ห้างร้านบริษัทที่เปิดกิจการมานานแล้ว เพราะ ระบบลงเวลาเหล่านี้มีเอาไว้เพื่อติดตามการเข้าออกงานของพนักงาน เพื่อเอาไว้ทำเรื่องประเมินผลตอบแทนการทำงานใหแก่พนักงานทั้งรายวันและรายเดือน โดยระบบลงเวลาพนักงานนั้นจะมีให้เลือกอยู่หลากหลายแบบ และ มีการไหลของกิจกรรมงานที่เจ้าของกิจการหรือหน่วยของงาน ทรัพยากรบุคคล จะต้องเกี่ยวข้องด้วยซึ่งในบทความนี้ เราอยากจะเล่าให้ฟังเป็นภาพทั่วไปว่า ระบบลงเวลาพนักงาน นั้นมีรูปแบบเป็นอย่างไรบ้างเพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับองค์กรของคุณเองได้

เข้าใจส่วนงานของการรวบรวมเวลาพนักงานเพื่อประเมินค่าตอบแทน

ส่วนงานของการรวบรวมเวลาพนักงานเข้าออกงานนั้นถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของเนื้องานของพนักงานสายทรัพยาบุคคลที่เรียกว่า HRM (Human Resource Management) เพราะเป็นส่วนของการจัดการเท่านั้น และเป็นงานที่ต้องมีความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากมันเกี่ยวกับผลประโยชน์และค่าตอบแทนของทั้งทางบริษัท และของทางพนักงานเอง หากมีความผิดพลาดไม่ว่าจะเป็นไปในทิศทางใด ย่อมจะก่อให้เกิดผลเสียหรือผลได้ไม่ฝั่งใดก็ฝั่งหนึ่งไม่ว่าจะเป็นบริษัทหรือพนักงานเองก็ตาม ดังนั้นแล้วการออกแบบระบบงานส่วนของ HRM เพื่อรวมเวลาพนักงานแล้วเอามาประเมินเป็นค่าตอบแทน หรือเทียบกับกฎของบริษัทจึงเป็นเรื่องที่แม้ว่าจะไม่ได้เกิดมูลค่าเพิ่มให้กับบริษัทโดยตรงแต่ก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

ในมุมมองของพนักงานแล้ว ความคาดหวังของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับระบบลงเวลาก็คือ พนักงานเมื่อเข้าและออกงาน หรือทำการลาใดๆ พนักงานจะคาดหวังให้ตัวบริษัทมีระบบบันทึกที่ถูกต้องไม่ผิดพลาด และ ต้องการให้เจ้าหน้าที่คำนวณเงินเพื่อจ่ายให้ตรงต่อเวลาตามที่ได้กำหนดตกลงเวลาไว้ในทุกๆรอบ

ส่วนในมุมมองของเจ้าขององค์กรต้องการความถูกต้องของข้อมูลว่า พนักงานเข้าหรือออกตามเวลาที่กำหนดเพื่อให้ได้เนื้องานตามคาดหวังโดยเฉพาะงานประเภทที่ความตรงต่อเวลามีความสำคัญเช่น พนักงานหน้าร้านจะต้องเข้าไปเปิดหน้าร้านก่อนเวลาที่ห้างร้านระบุ หรือกลุ่มพนักงานขาย Product Consultant ที่จะต้องประจำอยู่หน้าขชั้นขายสินค้าทันทีที่ห้างเปิด เป็นต้นเพื่อไม่ให้เสียโอกาสการขายตั้งแต่ห้างร้านเริ่มให้ลูกค้าเข้ามายังพื้นที่จุดขาย เป็นต้น

จะเห็นได้ว่าทั้งมุมมองของพนักงานและมุมมองของห้างร้านบริษัทจะเห็นพ้องตรงกันว่า ระบบการลงเวลาจะต้องไว้ใจได้และได้ข้อมูลที่ถูกต้องเชื่อถือได้นั่นเอง ดังนั้นแล้ว หากคุณกำลังเลือกระบบลงเวลาพนักงานอยู่ขอให้พึงระลึกและเลือกเรื่องของความสามารถในการได้มาซึ่งข้อมูลที่ถูกต้องเอาไว้เป็นปัจจัยแรกด้วยเช่นเดียวกัน

ถ้าหากว่าตีประเด็นมุมมองเจ้าของกิจการนั้น ความน่าเชื่อได้ของข้อมูล นั้นจะแยกออกมาได้หลายประเด็นด้วยกันตามประเด็นต่อไปนี้

พนักงานต้องไม่สามารถกระทำการลงเวลาแทนกันได้

เป็นประเด็นแรกสุดของส่วนระบบการลงเวลาพนักงาน เพราะ หากพนักงานสามารถกระทำการลงเวลาแทนกันได้แล้ว ก็จะถือว่าระบบดังกล่าวจะไม่น่าเชื่อมือในมุมมองขององค์กรเลยก็ว่าได้ ทำให้ระบบการตอกบัตรด้วยกระดาษธรรมดานั้นไม่สามารถตอบโจทย์ได้ดีนัก ทำให้ส่วนมากแล้วหากองค์กรมีงบประมาณก็มักจะเลือกระบบใดๆที่มีการยืนยันตัวเองด้วย อัตลักษณ์ทางชีวภาพของพนักงานเอง เช่น ใบหน้า ลายนิ้วมือ หรือลายม่านตาเป็นต้น ซึ่งหลักฐานหรือข้อมูลอัตลักษณ์ทางชีวภาพของพนักงานเหล่านี้จะไม่สามารถให้พนักงานคนอื่นมีอัตลักษณ์ที่ทดแทนกันได้ ทำให้พนักงานไม่สามารถลงเวลาแทนกันได้ในที่สุด

พนักงานจะต้องลงเวลาบนอุปกรณ์นั้นได้สะดวก

หากพนักงานกระทำการลงเวลาเข้าออกได้ไม่สะดวกเหมาะสม จะทำให้พนักงานสามารถอ้างข้อเท็จจริงเหล่านี้ เพื่อที่จะปฏิเสธรูปแบบการลงเวลาของพนักงานได้ ซึ่งแน่นอนว่าทางองค์กรไม่ต้องการที่จะให้พนักงานเข้าออกงานได้โดยไม่มีหลักฐานใดๆยืนยันอย่างแน่นอน เพราะ จะทำให้ทางบริษัทถูกเป็นเป้าหมายเพื่อถูกกระทำการทุจริตทางเวลาเข้าออกงาน (Time Fraud) ได้ง่ายมากและไม่สามารถหาหลักฐานอื่นมาโต้แย้งได้ หรือถ้าหากกระทำได้ก็กระทำได้ไม่สะดวกเป็นอย่างมาก เช่น การเอาหลักฐานภาพจากระบบกล้องวงจรปิดมาเปรียบเทียบเป็นต้น

ข้อมูลการลงเวลาจะต้องรวบรวมได้ง่าย

ประเด็นนี้จะเป็นประเด็นมากถ้าหากว่าองค์กรนั้นมีสาขามากหรือแต่ละสาขาอยู่ไกลกัน โดยทีมทำงานรวมทำอยู่ที่ศูนย์กลางที่เดียว ประเด็นนี้จะไม่เป็นปัญหาเลยหากว่าพนักงานอยู่เป็นลักษณะของการรวมศูนย์ไว้ทีเดียวกันทั้งหมดเป็นปริมาณมากและมีพนักงานกระจายตัวอยู่ที่อื่นๆน้อย

พนักงานสามารถดูประวัติการลงเวลาของตัวเองได้สะดวก

พนักงานมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลปริมาณการลาของตนเอง ปริมาณการลาคงเหล่า การบันทึกเวลาเข้าออกของตนเองที่ลงเวลาเอาไว้กับระบบลงเวลาพนักงานของบริษัท เพื่อให้ตนเองนั้นแน่ใจได้ว่า เมื่อมีการประเมินหรือคำนวณเงินเพื่อชำระค่าตอบแทนการเข้าออกลงเวลาทำงานแล้ว จะได้รับการคำนวณจากเวลาเข้าออกงานที่ถูกต้อง

โดยสรุปแล้ว หากคุณกำลังเลือกระบบลงเวลาพนักงานเข้าออกงาน ให้พิจารณาว่าตนเองนั้นมีสาขาเพื่อให้พนักงานเขาออกมากน้อยสถานที่เพียงใดและพนักงานสามารถบันทึกเวลาเข้าออกงานได้สะดวกดีหรือไม่อย่างไร และ อีกประเด็นคือ เจ้าหน้าที่ส่วนที่ทำงาน HRM ที่ทำการรวบรวมเวลาเข้าออกงานนั้น ทำการรวบรวมเวลาเพื่อเอาไปคำนวณเงินเดือนหรือคำนวณเงินตอบแทนได้สะดวกมากน้อยเพียงใด

ลักษณะของระบบลงเวลาพนักงาน

 

จะมีการแบ่งส่วนงานออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ

  1. ส่วนงานของ Time Attendance (TA) เช่น เครื่องแสกนนิ้วมือ เครื่องตอกบัตร เป็นต้น ส่วนงานนี้จะทำหน้าที่ในการบันทึกเวลาเพื่อเป็นหลักฐานให้ทั้งพนักงานและองค์กรบริษัทว่าพนักงานคนใดเข้าออกงาน ณ สถานที่ใด เวลาใด เป็นหลัก โดยข้อมูลส่วนนี้จะต้องสามารถถูกรวบรวมจากหน่วยงานของ HRM ได้สะดวกเพื่อเอาไปทำงานต่อในส่วนทีสอง
  2. ส่วนงานระบบเงินเดือนและคำนวนเงิน ค่าตอบแทนรายได้ (Payroll) โดยมากแล้วจะกระทำบนโปรแกรมไม่ว่าจะเป็น Excel Spreadsheet หรือเป็นโปรแกรมเงินเดือนเฉพาะทางก็ได้ ซึ่งโปรแกรมเงินเดือนเหล่านี้มีวางจำหน่ายอยู่แล้วในตลาด ซึ่งจะเป็นโปรแกรมที่มีรายละเอียดเฉพาะของข้อกฏหมายประจำประเทศนั้นๆ คุณจะไม่สามารถใช้โปรแกรมเงินเดือนของประเทศหนึ่งเพื่อใช้กับประเทศหนึ่งได้ เนื่องด้วยข้อจำกัดทางกฏหมายและความเข้ากันได้ของการรับส่งข้อมูลไปยังระบบของธนาคาร
  3. โปรแกรมส่วนเสริมสำหรับองค์กรใหญ่ (Optional): ส่วนระบบจ่ายเงินให้กับพนักงานเป็นจำนวนมาก เมื่อมีการเอาข้อมูลมาประเมินคำนวณด้วยโปรแกรมเงินเดือนแล้ว โปรแกรมเหล่านี้มักจะสามารถแปลงไฟล์เพื่อให้เข้ากับรูปแบบของธนาคารได้ โดยธนาคารจะมีหน้าเว็ปไซท์และบริการเพื่อรองรับไฟล์ประเภทนี้ ที่ระบุว่าจะทำการสั่งจ่ายเงินโอนจากบัญชีของบริษัทไปยังบัญชีของพนักงานได้แต่ละคนคนละเท่าไหร่และให้ดำเนินการ ณ เวลาใด แน่นอนว่าส่วนนี้จะทำให้เกิดรายได้กับทางธนาคารคิดเป็นรายการโอนเงินละประมาณ 5 – 10 บาทต่อพนักงานหนึ่งคนต่อการโอนหนึ่งครั้ง ซึ่งถือได้วว่าเป็นค่าบริการในการทำให้องค์กรทำการชำระโอนเงินได้สะดวก แม้ว่าในปัจจุบันจะไม่มีค่าธรรมเนียมในการโอนเงินระหว่างบัญชีธนาคารแล้วก็ตาม

ถ้าหากว่าคุณเห็นสภาพของส่วนงานสามส่วนที่แสดงไว้ด้านบนนี้แล้ว คุณจะพบว่า ความจำเป็นอีกประการสำหรับการเลือกระบบลงเวลาพนักงานหรือเลือกระบบเงินเดือนนั้นก็คือ ความเข้ากันได้ระหว่าง Time Attendance Software เพื่อเอาเข้าระบบ Payroll และข้อมูลจากระบบ Payroll เพื่อเอาเข้าระบบส่วนของการชำระเงินผ่านทางธนาคารได้

TimeMint.co เป็นระบบจัดการลงเวลาพนักงานด้วยแอพพลิเคชั่นทั้งมือถือและ Windows เพื่อรองรับการอ่านลายนิ้วมือด้วย USB สนใจสมัครทดสอบใช้บริการเราได้ฟรีพร้อมการสนับสนุนทางโทรศัพท์ระหว่างการทดลองใช้งาน