การเลือกใช้แอพ TimeMint แต่ละประเภทให้เหมาะกับกลุ่มคนทำงาน

ตอนนี้แอพตอกบัตร TimeMint ได้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อรองรับกรณีการใช้งานที่เกิดขึ้นจริงกับลูกค้า และ เพื่อให้หนึ่งบริษัทสามารถใช้งานเพื่อจัดการเวลาเข้าออกของพนักงาน และเรื่องการลาของพนักงานได้ทั้งหมดขององค์กร เพื่อให้หนึ่งองค์กรจะมีระบบการจัดการเรื่องเวลาเข้าออกเพียงระบบเดียว เราจึงอยากจะอธิบายการใช้งาน TimeMint ในแต่ละกรณีเพื่อให้เจ้าของระบบได้เห็นภาพว่า ควรจะเลือกวิธีการใช้งาน TimeMint แบบใดกับพนักงานประเภทใด

กลุ่มพนักงานที่เดินทางออกนอกสถานที่ที่ไปยังสถานที่ใหม่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

กรณีนี้ตัวอย่างเช่น พนักงานขาย ที่จำเป็นต้องเดินทางหาลูกค้าที่ใหม่ๆ หรือขับรถวนเพื่อหาร้านค้าเป้าหมาย เมื่อพนักงานขายเหล่านี้เดินทางไปยังร้านค้าใหม่ พนักงานจะเพิ่มสถานที่ใหม่เหล่านั้นเข้าไปได้ ผ่านทางแอพ TimeMint (สีเขียว) ปกติ และเจ้าของระบบควรกำหนดให้พนักงานคนนี้มีสิทธิ์ในการเพิ่มสถานที่ด้วย (สิทธิ์นี้สามารถสั่งปิดได้) เพราะ เขาเองจะต้องเป็นคนรายงานกับมายังส่วนกลางว่า ตอนนี้ลูกค้าใหม่รายนั้นหน้าร้านเป็นอย่างไร แอพจะบังคับให้ถ่ายภาพหน้าร้านหรือหน้าสถานที่ ที่เป็นภาพตัวแทนของตำแหน่งของร้านค้านั้นได้ เหตุผลที่แนะนำให้พนักงานขายเหล่านั้นถ่ายภาพหน้าร้านเพื่อให้สื่อสารได้ เพราะ มันจะเป็นฐานข้อมูลสถานที่ของบริษัท เช่น หากว่าจะต้องมีพนักงานส่งสินค้ามาส่งของก็จะได้รุ้หน้าตาว่าหน้าร้านเป็นอย่างไร นอกจากนี้ จริงๆแล้ว เรื่องนี้กำหนดเอาไว้เพื่อตรวจสอบหรือยืนยันด้วยว่าพนักงานขายรายนั้นได้กำหนดบันทึกพิกัดของสถานที่นั้นๆจริง แน่นอนว่าแอพ TimeMint เมื่อมีการเพิ่มสถานที่ใหม่ผ่านมือถือ จะไม่สามารถเลือกภาพจากอัลบั้มที่มีการบันทึกเอาไว้ก่อนหน้าแล้วได้ แต่จะต้องเป็นการถ่ายภาพใหม่เท่านั้น

กลุ่มพนักงานที่เข้าออกนอกสถานที่ (สถานที่คนอื่น) แต่เป็นที่เดิมๆเป็นประจำ

ตัวอย่างกลุ่มพนักงานกลุ่มนี้ก็เช่น พนักงานที่ขนส่งสินค้าเดินรถระหว่างคลังของบริษัทตนเอง พนักงานประจำสาขา หรือ กลุ่มพนักงานพีซี ที่ต้องเข้าออกงานสถานที่ห้างร้าน (แน่นอนว่าไม่สามารถนำเอาป้ายอะไรไปติดไว้ได้) เพราะฉะนั้นแล้ว สิ่งที่จะเป็นหลัก ให้พนักงานกลุ่มนี้แสดงตัวตนว่าตนเองได้มาถึงหน้างานหรือสถานที่งานของตนเองแล้วก็คือ การเลือกใช้การบันทึกลงเวลาเข้าออกผ่านพิกัด (Location Check-in) แต่กรณีนี้ เราแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่า ไม่ควรเปิดสิทธิ์ให้พนักงานเหล่านั้นสามารถเพิ่มสถานที่เองได้ แต่เป็นหน้าของทางแอดมินหรือเจ้าของระบบ ทำหน้าที่เพิ่มสถานที่พิกัดเอาไว้ล่วงหน้าทั้งหมดเสียก่อน แล้วใช้ตำแหน่งพิกัดเหล่านั้นให้พนักงานกดเช็คอิน

กลุ่มพนักงานเข้าสำนักงานหรือสถานที่ขององค์กรเองและพนักงานมีมือถือ

กรณีนี้ คือพนักงานสำนักงานทั่วไป ส่วนใหญ่ระดับกลางบน (ประเภทกลุ่ม White Collar) จะมีมือถือใช้งานกับทุกคนอยู่แล้ว ดังนั้นแล้วเจ้าของระบบสามารถตั้งระบบเพื่อให้พนักงานเข้าออกผ่านระบบ QR CODE ที่พิมพ์ออกจากระบบแล้วแปะเอาไว้ที่สถานที่ได้ และกำหนดพนักงานเหล่านี้ว่า ” ไม่สามารถบันทึกเวลาเข้าออกผ่านพิกัดได้” เพียงเท่านี้พนักงานเหล่านี้ก็จะมีประวัติการเข้าออกในระบบได้และจำกัดสิทธิ์ในการบันทึกเข้าออกงานนอกสถานที่ออกไปเสีย

กลุ่มพนักงานประจำสาขาที่มีพนักงานอยู่ในสาขาน้อย

กลุ่มพนักงานนี้เช่นพนักงานสาขาย่อย ที่เข้าออกงานประจำสาขาเท่านั้น และถ้าหากว่าพนักงานเหล่านี้มีมือถือที่ลงแอพพลิเคชั่น TimeMint ได้ เราแนะนำว่า ควรใช้รูปแบบให้พนักงานสแกนคิวอาร์โค้ดเพื่อลงเวลา (Clock-in Clock-out) พนักงานกลุ่มนี้จะต้องลงใช้ TimeMint (สีเขียว) แล้วใช้กล้องแสกนคิวอาร์โค้ดที่ติดอยู่ผนังขอสาขา แอพพลิเคชั่น TimeMint ของเครื่องพนักงานจะทำการตรวจสอบว่าตอนนี้พนักงานอยู่พื้นที่ที่คิวอาร์โค้ดหรือไม่ ถ้าหากว่าไม่ พนักงานจะไม่สามารถบันทึกเข้าออกงานได้ แต่หากว่าเครื่องของพนักงานดังกล่าวอยู่ในรัศมีที่กำหนดไว้ ระบบจะยอมรับการบันทึกนั้น ถือว่าเข้าออกงานได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ เจ้าของระบบสามารถเลือกได้ว่า จะให้พนักงานกลุ่มนี้จะต้องถ่ายภาพเซลฟี่ เก็บเอาไว้หรือไม่ก็ได้ด้วยเช่นเดียวกัน

กลุ่มพนักงานเข้าออกสำนักงานหรือสถานที่องค์เองแต่พนักงานไม่มีมือถือ

พนักงานกลุ่มนี้ เช่น แม่บ้าน คนยกของ พนักงานสูงวัย พนักงานกลุ่มเหล่านี้จะไม่มีมือถือประเภทแอนดรอยด์ใช้งาน หรือรุ่นเก่าเกินกว่าระบบจะรองรับ (TimeMint รองรับ Andriod Version 4.0 ขึ้นไปและ iPhone 4S เป็นต้นไป) ดังนั้นแล้ว สำหรับกรณีนี้ ทางองค์กรบริษัท อาจจะต้องจัดหาเครื่องของบริษัทเองเครื่องหนึ่งเพื่อใช้แทนเครื่องตอกบัตรประจำสำนักงาน (แน่นอนว่าเครื่องนี้ก็คือ เครื่องโทรศัพท์สมาทโฟนรุ่นที่รองรับ TimeMint ได้นั่นเอง) และวางอยู่ในตำแหน่งเข้าออกงานที่เหมาะสมและเสียกับปลั้กไฟเอาไว้ เพื่อให้เครื่องมีไฟเปิดเครื่องเอาไว้ตลอดเวลา แล้วลงแอพพลิเคชั่น TimeMint Station ที่จะทำให้เครื่องมือถือเครื่องนั้นทำหน้าที่เป็นเครื่องตอกบัตรได้ โดยพนักงานจะเอาการ์ดคิวอาร์ประจำตัวมากดที่หน้าเครื่องเพื่ออ่านว่าคนที่กำลังจะเข้าออกงานคือใคร นอกจากนี้เจ้าของระบบสามารถตั้งได้ว่า จะให้กล้องเปิดทำงานหรือไม่เพื่อให้พนักงานถ่ายภาพของตัวเองเพื่อยืนยันว่าการ์ดดังกล่าวเป็นการเข้างานของตนเอง ไม่ใช่เป็นการทุจริตฝากเพื่อนพนักงานคนอื่นมาสแกนเข้างานแทนกัน

กลุ่มพนักงานที่เป็นหัวหน้าที่ต้องคอยดูการเข้าออกงานของลูกน้องของตนเอง 

พนักงานกลุ่มนี้ก็เช่น หัวหน้าแผนกวิศวกรรม(ที่ตัววิศวกรเดินทางออกไปยังไซท์งานต่างๆ) หัวหน้าฝ่ายขาย เป็นต้น พนักงานเหล่านี้มีสิทธิ์ในการอนุมัติการลาของพนักงานผ่านระบบของ TimeMint และจะดูตารางบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานคนอื่นที่เป็นลูกน้องของตนเอง เครื่องของกลุ่มพนักงานหัวหน้าเหล่านี้จะมีแอพ TimeMint Manager และเข้าสู่ระบบด้วย ชื่อบัญชี (username) และรหัสผ่าน (Password) ที่ทางเจ้าของระบบบแจ้งไป

 

กลุ่มพนักงานที่เข้า