โอกาสที่บริษัทจะโดนพนักงานโกงเวลา และ วิธีการโกงการลงเวลาเข้าออกวิธีต่างๆที่เป็นช่องโหว่ของระบบ

หากคุณเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล หรือ เจ้าของที่มีพนักงานเป็นระบบเงินเดือนหรือรายวัน คุณจะตกอยู่ในความสุ่มเสี่ยงทีมีพนักงานบางส่วนกระทำการโกงหรือหลอกลวงระบบจากการลงเวลา การลา หรือการทำ OT เพื่อให้ได้เงินพิเศษในแต่ละเดือน ฟังดูอาจจะเหมือนเป็นเรื่องเล็ก แต่แท้ที่จริงแล้ว เรื่องการลงเวลาโดยพนักงานที่ทำให้บริษัทเสียหายเป็นตัวเงินรวมกันไม่ใช่น้อยๆสำหรับธุรกิจทั่วโลก ไม่ได้เป็นกันเฉพาะในประเทศไทยแต่เพียงอย่างเดียว

บางส่วนของพนักงานในทุกๆวันทั่วโลกจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการกระทำการโกงการลงเวลาทั้งแบบตั้งใจ หรือไม่ตั้งใจก็ตาม และ เมื่อการกระทำนั้นเกิดขึ้น ผลลัพธ์คือ พนักงานจะได้รับการจ่ายเงินสำหรับชั่วโมงทำงานที่ไม่ได้เข้าทำงานแต่อย่างใด

• มากกว่า  75% ขององค์กรธุรกิจทราบดีว่า “เวลา” ได้ถูกขโมยออกไปและยอมรับว่าเป็นความสูญเสียที่จำเป็นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อ้างอิงจากการศึกษาของสมาคมผู้จัดการระบบเงินเดือนแห่งสหรัฐอเมริกา (Americal Payroll Associaltion) และนี่เป็นข้อมูลจำเพาะของคนที่อยู่ประเทศสหรัฐฯ ทั้งนี้ ไม่มีการศึกษาใดๆในเรื่องดังกล่าวนี้ในประเทศไทยอย่างจริงจัง
• องค์กรบริษัทห้างร้านประเมินความสูญเสียโดยเฉลี่ยจากการกระทำเรื่องการโกงเวลาเข้าออกงานแต่เพียงอย่างเดียว หากพิจารณาเป็นผลลัพธ์ต่อยอดขายแล้ว เทียบเป็นมูลค่าตัวเงินราวๆ 5% ของรายได้ตลอดทั้งปีที่จะลดลงจากการะทำการโกงเวลาดังกล่าว
• โดยปกติเมื่อพนักงานกระทำการโกงเวลาด้วยวิธีการอย่างใดอย่างหนึ่ง จะกินเวลานานกว่า 18 เดือนก่อนที่จะสืบทราบหรือรับรู้ได้โดยคนที่เกี่ยวข้อง และนั่นหมายความว่า องค์กรจะเกิดการกระทำที่สูญเสียตัวเงินทางตรงกับการกระทำนี้ไปตามระยะเวลาที่ตรวจพบ
• สมาคมผู้จัดการระบบเงินเดือนแห่งสหรัฐอเมริการยังสรุปไว้ด้วยว่า เมื่อประเมินเป็นมูลค่าเงินจากการจ่ายเงินเดือนแล้วพบว่า บริษัทจะจ่ายเงินเกินไปกับเนื่องจากการกระทำการโกงว่านี้คิดเป็น 5% ของเงินเดือนทั้งหมดขององค์กรในแต่ละเดือนของทุกพนักงานรวมกัน เช่น คุณจ่ายเงินเดือนพนักงานทั้งหมด 100,000 บาท ยอดเงินที่โดนโกงเวลาโดยประมาณเท่ากับ 5,000 บาท

การกระทำโกงเวลาที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดคือ “การลงเวลาแทนกัน” ที่เรียกว่า buddy punch

การลงเวลาแทนกันนั้นกระทำได้ ในทุกระบบที่มีช่องทางเพียงพอหรือมีรูโหว่เพียงพอที่พนักงานจะกระทำการได้ เช่น 

1. หากเป็นระบบเขียนมือพนักงานจะให้เพื่อนเขียนเวลาในรายการเอาไว้ก่อน แล้วตนเองค่อยกลับมาเซ็นในภายหลัง อาจจะเป็นวันหลัง หรือบ่ายวันเดียวกันก็ได้ 
2. หากเป็นระบบการตอกเวลาพนักงานสามารถฝากเพื่อตอกบัตรลงเวลาได้ทันที โดยไร้หลักฐานอื่นอ้างอิง (แน่นอนว่าบริษัทนั้นจะแปะป้ายประกาศเอาไว้แล้วว่าการตอกบัตรลงเวลานั้นถือว่าเป็นการกระทำผิดร้ายแรง)
3. หากเป็นระบบลงเวลาด้วยเครื่องแสกนนิ้วมือ สามารถฝากเพื่อที่หล่อซิลิโคนเพื่อแสกนนิ้วให้แทนกันได้เช่นเดียวกัน ดูการทดสอบแสกนนิ้วด้วยดินน้ำมันทำเอง Youtube : เตือนภัยเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

“การกำหนดนโยบายหรือป้ายคำเตือนติดเอาไว้ที่เครื่องแสกนนิ้วหรือเครื่องตอกบัตรนั้นฟังดูเหมือนเป็นนโยบายที่น่าสนใจแต่ผลลัพธ์คือ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ก่อให้เกิดผลในการป้องกันการ Buddy Punch หรือ ลงเวลาแทนกันได้แต่อย่างใด ! จากข้อสรุปยังคงพบการกระทำดังกล่าวในอัตราส่วนเท่าเดิม หากระบบลงเวลายังคงมีช่องว่างให้กระทำได้”

จำนวนนาทีสำหรับคนที่กระทำการโกงเวลาในรูปแบบใด จะสามารถแยกส่วนนาทีที่เกินกว่าเวลาเข้าหรือออกงานจริง โดยส่วนมากละพบได้ว่า ระยะเวลาคือประมาณ 11-20 นาที และมีแย่ไปกว่านั้นคือ ประมาณ  7% จากผู้ที่กระทำการโกงเวลาเข้าออกงาน จะลงเวลาเกินกว่าที่ตนเข้าออกงานเกินหนึ่งชั่วโมงเป็นต้นไป หรือ สำหรับคนที่ขโมยเวลาจะมีอัตราเวลาที่ขโมยไปตั้งแต่ 50 นาทีต่อสัปดาห์ถึง 4.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยการเข้างานสายกว่าเวลาที่กำหนดตกลงกันเอาไว้ระหว่างนายจ้างและตัวพนักงานเอง

ดังนั้นแล้ว การกำหนดกฏเกณฑ์ส่วนใหญ่ในหลายองค์กร มักจะมุ่งเน้นไปที่การกำหนดให้มีช่วงสำหรับการลงเวลาที่ยังอนุโลมเข้าสายไม่เกินไปกว่า 15 นาที เพื่อให้ครอบคลุมประชากรพนักงานส่วนใหญ่ที่อาจจะเดินทางเข้าทำงานสายกว่ากำหนดสักเล็กน้อย โดยถือได้ว่าเป็นการอนุโลมมาตราการเรื่องเวลาให้กับพนักงานซึ่งส่วนมาก จะเป็นพนักงานในสำนักงานเป็นหลัก แต่สำหรับพนักงานในสายการผลิตมักจะกำหนดให้สายตั้งแต่นาทีแรกเป็นนโยบายมาตราฐานที่ใช้ในสายการผลิต 

Case Study : กรณีตัวอย่างการโกงเวลาของพนักงานในหลากหลายองค์กร 

อย่างไรก็ดียังมีกรณีความพยายามในการโกงเวลาเข้าออกงานที่เกิดขึ้นด้วยความพยายามของพนักงานที่มากขึ้นไปอีกระดับ โดยการกระทำเหล่านี้ล้วนเกิดขึ้นแล้วจริง จากการเข้าพูดคุยกับเจ้าขององค์กรหรือคนที่ทำหน้าที่ดูแลพนักงานโดยตรงที่ทำหน้าที่ตรวจสอบเวลาการลาเวลาเข้าออกงานของพนักงาน และ เรื่องอันเกี่ยวกับวินัยในการทำงานของพนักงาน

การแกะเครื่องแสกนนิ้วเอากลับบ้านเพื่อบันทึกเอา OT

การกระทำนี้สามารถกระทำได้โดยคนคนเดียวที่มีพฤติกรรมผิดปกติ คือ มาเป็นคนแรกสุด และ ออกจากสำนักงานเป็นคนหลังสุด และ มีการกำหนดให้ OT หลังงานเป็นระบบนับนาทีอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำการร้องขอ ซึ่งถ้าหากว่าองค์กรของคุณเลือกนโยบายให้ OT พนักงานโดยนับให้ตั้งแต่นาทีแรก แบบไม่ต้องขอ OT จากผู้มีอำนาจ หรือ ผู้มีอำนาจกระทำกันเป็นทีม จะทำให้เกิดความสูญเสียเป็นตัวเงินจำนวนมากได้ ทั้งนี้ การตรวจพบจะกระทำได้โดยสังเกตพฤติกรรมการเข้าออกงานในสถานที่ทำการงานกำหนดไว้ และ ดูยอดเงิน OT ว่ามีปริมาณมากหรือไม่อย่างไร มีความจำเป็นต้องได้ OT หรือไม่สำหรับเนื้องานในวันนั้นๆ กรณีนี้เคยเกิดขึ้นกับกลุ่มผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ที่พนักงานมีทักษะในการถอดประกอบอุปกรณ์ต่างๆ โดยตนเองออกงานเป็นคนสุดท้ายแล้วถอดอุปกรณ์การลงเวลาแบบใดๆนำกลับบ้าน เพื่อลงเวลาอีกครั้งเมื่ออยู่ที่บ้าน และนำมาติดตั้งคืนในตอนเช้าเป็นคนแรกก่อนที่จะมีใครเข้ามาในพื้นที่ทำงานอีกครั้งในวันทำงานถัดมา

การเข้าออกด้วยการใช้ภาพ 2 มิติเพื่อลงเวลาเข้าผ่านกล้อง

การยืนยันตัวเองด้วยกล้องประเภท webcam หรือกล้องที่เป็นกล้องสองมิติ จะไม่สามารถระบุตัวตนบุคคลได้อย่างแท้จริง เราเรียกปัญหาทางเทคนิคนี้ว่า ภาพในภาพ (Photo in Photo) ซึ่ง software ที่ตรวจความเหมือนของใบหน้าแบบนี้ จะไม่สามารถแยกแยะได้ว่า ใบหน้าที่กล้องเห็นอยู่นั้นคือใบหน้าคนจริงๆ หรือใบหน้าจากในภาพมือถือหรือภาพถ่ายกระดาษได้เลย และทำให้เป็นรูโหว่ของระบบการลงเวลาด้วยกล้องสองมิติที่ทำให้องค์กรไม่เลือกที่จะใช้งานกันแม้ว่าความสามารถในการเทียบหน้าจะกระทำได้อย่างถูกต้องและแม่นยำว่าใครเป็นใคร แต่ไม่สามารถบอกได้ว่า คนดังกล่าวเป็นคนจริงๆยืนอยู่หน้ากล้อง อย่างไรก็ดี สำหรับท่านที่ต้องการเลือกใช้กล้อง แนะนำให้ดูว่าเป็นกล้องประเภทสองตาหรือไม่ เพื่อจะทำให้ตัวกล้องแยกแยะได้ว่า ใบหน้าที่อยู่หน้ากล้องนั้นเป็นบุคคลสามมิติที่ยืนอยู่หน้ากล้องจริง มิได้เป็นเพียงภาพถ่ายจากมือถือหรือภาพถ่ายจากกระดาษพิมพ์ออกมาแต่อย่างใด 

การเปลี่ยนแปลงเวลาในไฟล์ประเภท txt ที่ไม่ได้มีการเข้ารหัส

สำหรับองค์กรที่ใช้เครื่องสแกนนิ้วแบบ Offline ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบใดๆเป็นทันทีทันใด จะต้องมีคนที่เข้าถึงเครื่องเพื่อนำ Flash Drive ไปต่อกับอุปกรณ์เพื่อดึงไฟล์ออกมา เพื่อส่งต่อให้กับพนักงานหรือเจ้าของเองที่ทำเงินเดือนด้วยโปรแกรมเงินเดือน ไฟล์ประเภทนี้ เราเรียกว่า text file หรือเป็นไฟล์ที่เป็นตัวหนังสือที่เปิดได้ด้วย Notepad ในคอมพิวเตอร์ปกติ และสามารถอ่านเนื้อหาในไฟล์นี้ได้อย่างรู้เรื่องเข้าใจเป็นภาษามนุษย์ปกติ (ไม่ได้มีการเข้ารหัส) ซึ่งในเนื้อไฟล์นี้ จะมีรหัสพนักงานและเวลาเข้าออกที่บันทึกเอาไว้แล้ว แน่นอนว่า หากคนที่เข้าถึงไฟล์ตัวนี้แล้ว ก็จะสามารถทำการแก้ไขเวลาได้อย่างอิสระ และไร้ซึ่งหลักฐานการเปลี่ยนแปลงให้เห็น การปรับเปลี่ยนเวลานั้นเมื่อกระทำแล้วจะไร้ร่องรอย เพราะเป็นไฟล์ดิจิตอลทำให้ไม่สามารถตรวจสอบพบการแก้ไขอะไรได้ ดังนั้น หากมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องกับไฟล์ดังกล่าว ต้องแน่ใจเป็นอย่างยิ่งว่า เขาเหล่านั้นเป็นคนที่ไว้ใจได้ทั้งหมดเท่านั้น หากคุณมีหลายสถานที่มากๆ และ มีคนจำนวนมากที่เข้าถึงไฟล์ดังกล่าว เช่นสาขาละหนึ่งคน ถือได้ว่ามีความเสี่ยงต่อการเกิดการโกงการเปลี่ยนเวลาบน text file มากเป็นพิเศษ

การใช้ดินน้ำมันหรือซิลิโคนหล่อเพื่อลงเวลาแทนกัน

การใช้เครื่องแสกนนิ้วมือมิได้เป็นการแก้ปัญหาลงเวลาแทนกันได้โดยสมบูรณ์นักหากสถานที่ติดตั้งเครื่องอ่านลายนิ้วอยู่ในพื้นที่ปิดคนเดินผ่านน้อย หรือ พนักงานไม่มากนักในพื้นที่ทำงาน เพราะ สามารถที่สร้างลายนิ้วมือจำลองได้ง่ายๆ และใช้นิ้วมือคนอื่นสวมใส่เพื่อปลอมเป็นอีกบุคคลหนึ่งเพื่อลงเวลาแทนกัน วิธีการนี้จะจับผิดได้ยาก เพราะ ระบบนั้นเชื่อใช้แล้วว่าลายนิ้วมือนั้นถือเป็นคนๆนั้นโดยสมบูรณ์ อาจจะไม่สามารถจับผิดได้เลยหาก ไม่มีคนอื่นๆที่เป็นพนักงานเข้ามารายงานให้กับฝ่าย HR ได้ทราบว่ามีพฤติกรรมการนี้เกิดขึ้น แนะนำให้ดู Youtube: เตือนภัยเครื่องแสกนนิ้ว 

การปรับเปลี่ยนเวลาเข้าออกโดยหัวหน้างานกระทำความผิดร่วมกัน

ส่วนมากแล้วการกระทำแบบนี้จะเกิดขึ้นกับพื้นที่ที่ห่างไกล หรือ ให้อำนาจพนักงานระดับหัวหน้าดูแลโดยตรง และ อาจจะรับผลประโยชน์ร่วมกัน เช่น พนักงานระดับคุมคนงาน นำเอาญาติพี่น้องของตนเข้าทำงานในองค์กรเดียวกัน แต่ตนเองนั้นกลับได้รับหน้าที่ในการอนุญาตปรับปรุงเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้หรือ สามารถลงกรอกเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้ ซึ่งการกระทำนี้ บริษัทจะสืบทราบได้ล่าช้า แต่ละพบได้หากพบว่ามี OT เกิดขึ้นต่อเนื่องและเป็นยอดเงินที่ปริมาณสูงสะสม และ สำหรับบางองค์กรที่คนที่มีพฤติกรรมแบบนี้สามารถนำคนเข้าทำงานได้มาก ก็จะได้ส่วนแบ่งหรือรายได้เสริมจากการกระทำการโกงดังกล่าวอีกด้วยมากขึ้นตามจำนวนแรงงานผีที่เกิดขึ้น โดยที่องค์กรส่วนกลางไม่สามารถมีโอกาสรับรู้หรือตรวจสอบได้เลย 

ปัญหาทั้งหมดนี้ สามารถได้รับการป้องกันหรือแก้ปัญหาได้ โดยการเลือกวิธีการและออกแบบนโยบายและเครื่องมือสำหรับการลงเวลาของพนักงาน ที่โปร่งใส และ สามารถทำให้ได้รับการตรวจสอบได้สะดวก ถึงจะป้องกันปัญหาไปได้ทั้งหมด คุณสามารถปรึกษาเกี่ยวกับระบบลงเวลากับเราที่ https://www.timemint.co ได้เพื่อที่คุณจะได้เลือกใช้ระบบลงเวลาที่เหมาะกับองค์กร และ การทำงานของคุณ