ระบบลงเวลาทำงานที่ดีเลือกอย่างไรถึงจะเหมาะกับองค์กรคุณ

ระบบลงเวลาทำงาน เป็นระบบหนึ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นระดับ Startup หรือระดับองค์กรขนาดใหญ่ ทุกบริษัท จะจำเป็นต้องมีระบบลงเวลาหรือระบบ Time Attendance นี้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมของบริษัททั้งหมด ทำให้ในท้องตลาดมีระบบลงเวลา หรือ Time Attendance มากมายหลากหลายให้เลือก และ ยิ่งปัจจุบันแล้วทุกคนใช้มือถือแบบ smart phone ทำให้ยิ่งมีโปรแกรม หรือแอพลงเวลาเพิ่มเติมเข้ามาอีกด้วย แต่คุณจะเลือกอย่างไรดี เพื่อจะเข้ากับสภาพการทำงานของพนักงานของคุณ และ เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด 

Time Attendance หรือ ระบบลงเวลาทำงาน คืออะไรกันแน่ ?

ระบบลงเวลา หรือ Time Attendance นี้จะถือได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของงานจัดการทรัพยากรมนุษย์ฝั่ง HRM ( Human Resource Management) ซึ่งถ้าหากว่าจะอธิบายให้เข้าใจง่ายๆแล้วก็คือ เครื่องตอกบัตรลงเวลา และ ระบบการจัดการทั้งหมด เราเรียกทั้งหมดรวมกันเรียกว่า ระบบลงเวลา ทั้งนี้สำหรับเครื่องตอกบัตรนั้น เราจะพิจารณาว่ามันเป็น วิธีการลงเวลา ซึ่งสำหรับตอนนี้ จะมีวิธีการลงเวลาให้เลือกมากมาย แต่ทั้งหมดแล้ว เป้าหมายของการใช้ระบบลงเวลาจะมีหลักการและวัตถุประสงค์ใหญ่เพียงสองประการด้วยกันนั่นก็คือ 

ระบบลงเวลาทำหน้าที่ในการยืนยันตัวบุคคลได้

ระบบลงเวลา จะต้องระบุตัวตนของผู้ที่ทำการลงเวลาได้ โดยการระบุตัวตนได้นั้นกระทำได้หลายวิธีการเอามากๆ และ แต่ละวิธีการนั้นจะมีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป แต่เป้าหมายมีเพียงอย่างเดียว คือ เราต้องการรู้ให้แน่ชัดแจ้งว่า พนักงานคนใดเป็นคนทำการบันทึกเวลาเข้ามาผ่านระบบลงเวลาของเรา การระบุตัวตนนั้นทำได้ตั้งแต่ การถ่ายภาพหรือบันทึกภาพ การใช้ลายนิ้วมือในการยืนยันตัวตน (แต่ละคนจะมีลายนิ้วมือจำเพาะไม่เหมือนกันทำให้เราระบุตัวตนได้แน่นอน) การใช้ลายเซ็นเหมือนกับการเซ็นเอกสารสำคัญ การใช้อุปกรณ์ประจำตัวที่สามารถระบุเจ้าของได้ เช่น การ์ดประจำตัว บัตรประจำตัว เป็นต้น คุณสามารถเลือกวิธีการบันทึกยืนยันตัวบุคคลได้หลากหลายแล้วแต่งบประมาณของระบบ และ ฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นต้องใช้เพื่อกิจกรรมการลงเวลานั้นๆ

การระบุตัวตนในระบบการลงเวลาพนักงานที่เป็นที่นิยมกับในปัจจุบัน

• การใช้กล้องรู้จำใบหน้า (Face recognition camera) ซึ่งฟังดูแล้วอาจจะดูเป็นเทคโนโลยีที่ล้ำหน้าไปบ้าง แต่ตอนนี้ระบบการรู้จำใบหน้าเพื่อใช้ในการระบุตัวตนของพนักงานนั้นเริ่มได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆเนื่องด้วยความแม่นยำของการจดจำใบหน้าได้มากกว่าพันๆหน้า และ จำได้ว่าหน้าใดเป็นบุคคลใด โดยพนักงานเพียงเดินผ่านกล้อง หรืออยู่หน้ากล้องรู้จำใบหน้าพวกนี้ ระบบจะทำการเปรียบเทียบใบหน้าของคนที่ยืนอยู่หน้ากล้อง แล้วไปประเมินเทียบกับภาพทั้งหมดในฐานข้อมูลประจำตัวเครื่อง เมื่อเครื่องประเมินได้แล้วว่า คนที่อยู่หน้ากล้องเหมือนกับภาพคนใดในฐานข้อมูล ก็จะระบุได้ว่า คนที่ยืนหน้ากล้องนั้นคือใคร และ ค่อยทำการลงเวลาเข้าระบบให้ได้ต่อไป ความแม่นยำของกล้องรู้จำใบหน้าในปัจจุบัันตั้งแต่ปี 2020 นี้ถือได้ว่ามีความแม่นยำมากกว่า 99.5% แล้ว แต่สำหรับ 0.5% ที่กล้องอาจจะจับไม่ได้แม่นยำ ก็สามารถแก้ปัญหาได้ โดยการเพิ่มภาพของคนที่เป็นปัญหานั้นเข้าไปให้กล้องในเทียบหน้าของคนนั้นๆให้มากกว่าหนึ่งภาพ (ส่วนมากกล้องจะรองรับการรู้จำใบหน้าต่อคนประมาณ 3 ภาพต่อคนได้อยู่แล้ว) เพื่อให้กล้องมีฐานข้อมูลของคนดังกล่าวให้มากขึ้นจะทำให้กล้องรู้จำใบหน้าพวกนี้ เทียบภาพได้อย่างแม่นยำและเร็วขึ้นอีกด้วย 
  
• การใช้เครื่องอ่านลายนิ้วมือ เป็นระบบการระบุตัวตนของบุคคลสำหรับระบบลงเวลาทำงาน ด้วยเทคโนโลยีประเภทนี้ถือได้ว่า มีมานานมากกว่า 20 ปีแล้วและ ได้รับการพัฒนามาขึ้นเรื่อยๆ โดยมีการปรับปรุงในส่วนของความละเอียดในการอ่านภาพลายนิ้วมือ และ จำนวนรูปลักษณ์ตำแหน่งของลายนิ้วมือ เพื่อจะทำให้โอกาสในการผิดพลาดในการระบุตัวตน หรือ การระบุตัวตนไม่ได้เมื่อพนักงานพยายามทำการลงเวลาทำงานด้วยวิธีการการแสกนลายนิ้วมือ อย่างไรก็ดี สำหรับการยืนยันด้วยเครื่องแสกนลายนิ้วมือแบบเครื่องเดี่ยว (stand alone finger scan) นั้น มีปัญหาที่มักจะพบได้บ่อยๆ คือ การไม่บันทึก record ลงเวลาให้กับพนักงาน แม้ว่า เครื่องจะสามารถระบุได้ว่า การแสกนลายนิ้วมือในครั้งนั้นเป็นของใคร และ จะไม่มีหลักฐานในการยืนยันอ่ืนได้ทำให้ ระบบการแสกนลายนิ้วมือแต่เพียงอย่างเดียวนั้น จะเริ่มได้รับความนิยมน้อยลงไปเรื่อยๆ และ ผู้ผลิตเครื่องแสกนลายนิ้วมือก็พยายามที่จะแก้ปัญหาดังกล่าว โดยการเพิ่มฟังก์ชั่นการบันทึกภาพถ่ายของคนที่อยู่หน้ากล้องเข้ามาเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันตัวบุคคลที่สอง เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าวนี้ อย่างไรก็ดี ความสามารถและปัญหาที่เกิดกับเครื่องแสกนลายนิ้วมือนั้น ก็แล้วแต่ รุ่นของเครื่องอ่านลายนิ้วมือ และ ผู้ผลิตเครื่องลายนิ้วมือแต่ละรายไป 
  
• การใช้ภาพถ่ายเป็นหลักฐานยืนยันบุคคล เป็นวิธีการหนึ่งที่สามารถใช้งานได้ โดยจะมีแอพพลิเคชั่นในการบันทึกด้วยกล้องหน้าของพนักงานแต่ละรายเมื่อพนักงานเดินทางเข้ามาถึงไซท์ทำงานแอพพวกนี้จะไม่บังคับให้พนักงานทำการบันทึกกล้องหน้าซึ่งเป็นภาพถ่ายของหน้าตนเอง เพื่อส่งต่อไปยัง server แบบทันที และบันทึกภาพนั้นเอาไว้ใน server ของระบบ และ ภาพนี้จะเป็นหลักฐานที่ชัดแจ้งได้ว่าพนักงานเป็นคนที่อยู่หน้ากล้องระหว่างที่ใช้แอพ เพื่อบันทึกเวลาทำงานได้อีกด้วย ทั้งนี้แอพสำหรับการบันทึกเวลาจะต้องไม่เข้าถึงอัลบั้มและ ไม่อนุญาตให้พนักงานนำภาพในอัลบั้มภาพกลับเข้ามาส่งเข้าสู่ระบบลงเวลาได้ หลักการใช้ภาพถ่ายนี้ นอกจากใช้เพื่อยืนยันสำหรับการเข้าออกงานแล้ว ระบบธนาคารปัจจุบันก็มีการใช้เช่นเดียวกัน เช่น การเปิดบัญชีนอกจากจะขอเอกสารสำเนาบัตรประตัวแล้ว บางธนาคารยังจำเป็นต้องเปิดกล้องเว็ปแคมประจำเครื่อง เพื่อถ่ายผู้ติดต่ออีกด้วยเพื่อเก็บเอาไว้หรือเป็นหลักฐานว่าคนที่มาติดต่อเค้าเตอร์ธนาคารคือใครกันแน่ เพื่อความแน่นอนในการระบุตัวตนต่อไปในภาพหลัง 
  
• การใช้ลายเซ็นเป็นหลักฐานการระบุตัวตน วิธีการนี้มักจะได้รับความนิยมในสถานที่ราชการ ที่มิได้มีระบบลงเวลาที่ออกแบบไว้เป็นอย่างดี แต่เลือกที่จะให้เจ้าหน้าที่พนักงานของราชการนั้น ทำการเขียนเซ็นชื่อประจำตัว เพื่อเป็นการบ่งบอกเวลาเข้าทำงานของตนเองว่า ตนได้มาทำการเซ็นเอกสารเพื่อลงเวลาเข้าออกการทำงานเอาไว้แล้ว ถือได้ว่า วิธีการนี้จำเป็นต้องอาศัยความไว้ใจได้ของพนักงานมากกว่าวิธีการอื่นๆทั้งหมดข้างต้น เพราะ ทั้งเวลา และ การระบุตัวตนนั้นกระทำด้วยตัวพนักงานทั้งหมด 
  
• การใช้บัตรประจำตัว หรือบัตรตอกเป็นสื่อกลางในการระบุตัวตนของพนักงาน การใช้บัตร เช่นบัตรตอกเวลาพนักงานที่แต่ละคนจะมีบัตรนี้ประจำตัวและ กำหนดว่าจะไม่สามารถให้คนอื่นกระทำการแทนกันได้ (เป็นการกำหนดเชิงนโยบายหรือวิธีการทำงานที่ตกลงกันเอาไว้) วิธีการดังกล่าวนี้ยังต้องอาศัยความไว้ใจของพนักงานในส่วนของการระบุตัวตนอยู่ และ ส่วนของระบบเวลานั้นใช้เครื่องมืออื่นเป็นตัวระบุเช่น อาจจะใช้เครื่องตอกเวลาเป็นตัวระบุวันเวลาที่จะแสดงอยู่่ในเอกสารหร่ือกระดาษบัตรตอก เป็นต้น วิธีการนี้ โอกาสการเกิดรูโหว่ของการระบุตัวตน คือ สิ่งนี้สามารถมีการส่งผ่านยืมมอบให้กับระหว่างพนักงานกันเองได้ เช่น พนักงาน ก. สามารถฝากให้พนักงาน ข. ทำการตอกบัตรประจำตัวของตนเองแทนตนเองได้ ซึ่งถือได้ว่าเป็นความผิดทางวินัยร้ายแรงในโลกของการทำงานระบบเงินเดือนหรือรายวันก็ตาม หากพบพฤติกรรมดังกล่าว บริษัทหรือองค์กรสามารถเอาผิดได้ทันที เพราะ เป็นการแจ้งข้อมูลเพื่อเครมเงินกับองค์กรที่เป็นเท็จอย่างชัดแจ้งและตั้งใจ ดังนั้น เรามักจะสังเกตได้ว่า หากองค์กรใดเลือกใช้ระบบการยืนยันตัวเองด้วยการใช้สื่อประจำตัวประเภทนี้ จะมีการกำหนด หรือแปะป้ายบอกพนักงาน เรื่องการลงเวลาแทนกันเอาไว้อย่างชัดเจนว่าเป็นความผิดทางกฏหมาย และ สามารถโดนไล่ออกโดยไม่ได้รับเงินค่าจ้างได้ทันที 

ระบบลงเวลาทำงานจะต้องมีการระบุสถานที่และเวลาที่เข้ามาทำงาน

อีกส่วนหนึ่งของระบบการลงเวลาที่เป็นข้อมูลที่จำเป็นคือ การรู้แน่ชัดว่า พนักงานที่เราระบุตัวตนเอาไว้ได้เข้ามายังสถานที่ที่กำหนดตกลงในการทำงานกัน ตามเวลาเข้าออกงานได้ตกลงในสัญญาจ้างงานกันเอาไว้ เว้นแต่มีการปรับเปลี่ยนในภายหลังหรือตามสถานการณ์ซึ่งจะต้องมีหนังสือแจ้งระบุเอาไว้ให้ชัดเจนเพื่อประโยชน์ทั้งสองฝ่าย ทั้งพนักงาน และ นายจ้างหรือองค์กรที่ว่าจ้างนั้น โดยการระบุสถานที่ได้นั้นมีแนวคิดแบ่งเป็นสองประเภท คือ การใช้ software หรือระบบ เป็นตัวกำหนดสถานที่เข้าออกงาน และ การใช้ hardware เป็นตัวรู้กำหนดสถานที่เข้าออกงาน 

ตัวอย่างที่เข้าใจได้ง่ายคือ การที่เรามี hardware ที่ิดิดตั้งเอาไว้ประจำหรือยึดติดกับสถานที่ใดสถานที่หนึ่ง ข้อมูลเวลา และ การระบุตัวของพนักงานนั้น จะถือได้ว่า มีการเข้าออกงานตามสถานที่ที่อุปกรณ์ที่เป็น hardware มีการยึดติดตั้งไว้ ทั้งนี้ เรามักจะเห็น “การยึดติดตั้ง” กับกำแพงผนังของเครื่องอ่านลายนิ้วมือหรือเครื่องอ่านกล้องต่างๆเพื่อไม่สามารถโยกย้ายเปลี่ยนแปลงสถานที่ของการใช้อุปกรณ์ได้ ทำให้องค์กรจำเป็นต้องยึดติดเครื่องหรืออุปกรณ์ต่างๆเอาไว้กับสถานที่เอาไว้อย่างแน่นหนาที่สุด กรณีที่เกิดขึ้นหากไม่ได้มีการยึดติดอุปกรณ์เอาไว้ให้ดีเพียงพอ คือ การที่่พนักงานสามารถยก หรือ ถอดอุปกรณ์ต่างๆเหล่านั้นนำกลับมาเพื่อไปแสกนบันทึกเวลาออกงาน เพื่อให้ได้ OT ในการทำงานได้ และ สามารถนำกลับมาวางคืนในได้ในเวลาเช้า ทำให้ข้อมูลที่ได้ผ่านระบบหรือเครื่องอ่านแบบนี้ มีความ “ไม่จริง” ไม่ถูกต้องตามความจริงได้ในที่สุด เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว แม้พนักงานจะไม่สามารถคิดถึงประเด็นเหล่านี้ได้ แต่นี่่เป็นกรณีที่เกิดขึ้นแล้ว จากประสบการณ์การใช้เครื่องประเภท hardware แล้วไม่ติดตั้งยึดจับกับสถานที่ให้หนาแน่นเพียงพอ จะทำให้เกิดแรงจูงในการกระทำผิดนี้ได้ 

สำหรับการใช้ software เพื่อการระบุสถานที่นั้น ในตลาดระบบลงเวลา จะมีเทคนิคหลากหลายในการระบุตำแหน่งสถานที่ โดยบทความนี้จะแยกประเด็นแต่ละเทคนิคการยืนยันสถานที่เป็นหัวข้อย่อยต่อไปนี้

• การใช้พิกัดสถานที่เป็นตัวกำหนดสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน : หลักการของการใช้พิกัดสถานที่เป็นตัวกำหนดสถานที่นั้น ทำได้โดยให้พนักงานบันทึกเข้าออกงานด้วยมือถือแล้ว ระบบหลังบ้านได้มีการกำหนดพิกัดและรัศมีของสถานที่เอาไว้ ถ้าหากว่าพนักงานทำการบันทึกเวลาเข้าหรือออกการทำงาน แล้วพบว่าอยู่ในรัศมีของพิกัด เราจะถือได้ว่าพนักงานคนดังกล่าวนั้น ถึงสถานที่ทำงานนั้นแล้ว ซึ่งการใช้พิกัดสถานที่ในการระบุตำแหน่งของพนักงานนั้น จะเหมาะกับพนักงาน PC หรือพนักงานที่ไปทำงาน ณ​ สถานที่ที่มิใช่ทรัพย์สินอาคารขององค์กรของตน หรือไม่สามารถใช้วิธีการอื่น (ด้านล่าง) ในการระบุตัวตนของสถานที่ได้
  
  
• การใช้ป้าย QR CODE ประจำสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน :  ลักษณะของการบันทึกด้วยป้ายคิวอาร์โค้ดประจำสถานที่นั้นแท้ที่จริงแล้วหลักการก็เหมือนกับพิกัด เพราะ เนื่องด้วยการตรวจสอบนั้นจะกระทำโดยตรวจว่าการบันทึกเวลาเข้าออกงานนั้นเกิดขึ้นในพิกัดตามที่ QR CODE สถานที่ได้มีการระบุเอาไว้หรือไม่ หากพบว่าพนักงานแสกนป้ายคิวอาร์โค้ดสถานที่ แล้วพบว่า พิกัดมือถือของตนเองนั้นห่างเกิดกว่ารัศมีที่กำหนดไว้ในการลงเวลาประจำสถานที่นั้นจะไม่สามารถบันทึกเวลาของพนักงานได้
  
  
• การใช้สัญญาณไร้สายอื่นๆในการระบุสถานที่ของระบบลงเวลาทำงาน : สัญญาณไร้สายในปัจจุบันเพื่อยืนยันตำแหน่งของสถานที่นั้นทำได้จากสองสัญญาณคือ สัญญาณ Beacon และ สัญญาณ WIFI ก็ได้แล้วแต่ระบบของซอฟแวร์ได้รับการออกแบบเอาไว้ ข้อดีของการใช้สัญญาณไร้สายคือ จะไม่ได้พึ่งพาพิกัดแต่เพียงอย่างเดียว และ เป็นการปรับลดระยะของรัศมีของพื้นที่ที่สามารถให้บันทึกลงเวลาได้ เช่น สามารถกำหนดได้ว่า ต้องได้รับสัญญาณที่ปล่อยที่ห้องประชุม 1 เท่านั้นถึงจะบันทึกเวลาเข้าออกได้เป็นต้น
  
  
• การใช้ภาพถ่ายของสถานที่ในการระบุสถานที่เพื่อการลงเวลาทำงาน : วิธีการนี้คือการใช้ภาพถ่ายเพื่อระบุว่าพนักงานคนดังกล่าวได้อยู่ ณ สถานที่นั้นๆแล้ว โดยอาจจะกำหนดไว้ให้พนักงานถ่ายภาพของตนเอง (แบบที่ไม่สามารถเอาภาพมาจากอัลบั้มภาพได้) โดยการถ่าย ถ่ายคู่กับป้ายหน้าร้าน สัญลักษณ์ของร้าน เช่น สติกเกอร์รหัสประจำร้านค้าหรือประจำสาขา เพื่อยืนยันได้ว่า พนักงานได้เข้ามาที่ร้านแล้วตามสาขาที่ได้กำหนดไว้ เราแนะนำให้ใช้รหัสใดๆก็ได้ที่สือสารถึงสาขาได้ เพราะ หากเลือกใช้แต่โลโก้ของร้าน ซึ่งร้านสาขานั้นจะมีโลโก้เหมือนกันหมด จะทำให้ไม่สามารถระบุได้ว่าพนักงานคนดังกล่าวอยู่สาขาที่ได้กำหนดให้เข้าออกงานนั้นจริงหรือเปล่า หรือเป็นเพียงการสร้างหลักฐานที่อยู่โดยการใช้โลโก้สัญลักษณ์ของสาขาใกล้บ้านของตนเองเท่านั้น โดยมิได้เดินทางเข้าออกสถานที่สาขาที่ตนเองได้รับมอบหมายอยู่จริง 

แล้วแบบนี้เราจะเลือกระบบการลงเวลาพนักงานให้เหมาะกับธุรกิจของตนได้อย่างไร ?

โดยภาพรวมแล้วระบบการลงเวลาพนักงานนั้น จะพิจารณาจากจำนวนสาขาหรือจำนวนสถานที่เข้าออกของพนักงาน เช่น ถ้าหากว่า มีสถานที่จำนวนมาก เราจะเลือกวิธีการที่มีต้นทุนต่อสาขาที่ต่ำกว่า เช่น อาจจะไม่เลือกใช้ระบบกล้องเพื่อทำการแสกนใบหน้า แต่กลับเลือกระบบการลงเวลาด้วยการติดป้ายแสกนป้ายคิวอาร์โค้ดสถานที่แทน เพราะ จะมีต้นทุนต่อสาขาในการลงระบบให้พนักงานใช้งานที่ต่ำกว่า และ เป็นการใช้ประโยชน์ของเครื่องมือถือของพนักงานเพื่อใช้ในการยืนยันทั้งตัวตนและสถานที่ของพนักงานเองได้อีกด้วย แต่หาก สาขาหรือสถานที่สำหรับการลงเวลานั้นมีจำนวนน้อยมากเช่น 1 หรือ 2 สถานที่ (หรือสาขา) ส่วนมากและ สามารถใช้กล้องรู้จำใบหน้าเพื่อให้พนักงานเดินผ่านเข้าออกได้ โดยจะทำให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานได้สะดวกที่สุด และ การลงทุนต่อสถานที่ แม้จะมีใช้ต้นทุนที่มากกว่าบ้าง แต่ก็ถือได้ว่าคุ้มค่ากับการที่ได้ใช้กับพนักงานจำนวนมากคนในสถานที่หนึ่งๆได้ 

คุณจะมีแนวโน้มจะใช้บริการทำเงินเดือนจากองค์กรภายนอกด้วยหรือไม่ ?

คำถามนี้อาจจะต้องพิจารณาเผื่อเอาไว้ด้วย เพราะ หากสุดท้ายแล้วคุณเลือกที่จะใช้บริการว่าจ้างผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนมาประเมินและคำนวณเงินเดือนให้กับองค์กรของคุณแทนที่จะดำเนินการเองภายในแล้ว การที่ใช้ระบบลงเวลานั้นพึงเลือกระบบอย่างน้อยก็ต้องสามารถให้ทางผู้ให้บริการรับทำเงินเดือนจากภายนอกนั้น สามารถเข้าถึงข้อมูลการลงเวลาของพนักงานได้ทั้งหมดทุกสถานที่หรือทุกสาขาได้ด้วยตนเอง เนื่องด้วยหากยังคงเป็นระบบออฟไลน์อยู่ การประสานงานเพื่อดึงข้อมูลและส่งต่อนั้นจะกระทำได้ยุ่งยากและวุ่นวาย และ อาจจะเกิดความเสี่ยงต่อการปลอมแปลงข้อมูลเวลา โดยบุคคลทีี่ทำหน้าที่โอนถ่ายข้อมูลนั้นได้ ซึ่งเป็นกรณีที่เกิดขึ้นมาแล้วจริงในสังคมการทำงานของไทยเรา หากคุณจำเป็นต้องใช้ระบบแบบออฟไลน์จริง คนที่ทำหน้าที่ในการดึงเวลาเข้าออกเพื่อส่งต่อหรือนำไปคำนวณเงินเดือนนั้นจะต้องไม่มีส่วนได้ส่วนเสียกับพนักงานคนอื่นๆ เพื่อป้องกันการทุจริตแบบร่วมมือกันทำหลายฝ่ายได้ การเลือกให้ผู้ให้บริการรับทำเงินเดือน outsource นั้นจึงถือได้ว่าเป็นทางเลือกหนึ่งที่สำคัญสำหรับระบบการลงเวลาของพนักงานที่จะต้องมีความสอดคล้องลงตัวกัน ดังนั้นแล้ว หากคุณมีงบประมาณ เราแนะนำให้เลือกระบบการลงเวลาที่ผ่านระบบ internet ได้ส่งผ่านข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติทันที จะเหมาะกับการเผื่อเพื่ออนาคตสำหรับองค์กรที่อาจจะเลือก outsource การทำเงินเดือนออกจากทีมงานภายในของตนเองได้ 

TimeMint เป็นระบบลงเวลาสำหรับองค์กรทั้งขนาดใหญ่และเล็ก ซึ่งสามารถเลือกรูปแบบการลงเวลาได้ ทุกประเภท เช่น การลงเวลาด้วยป้ายคิวอาร์สถานที่ หรือ การลงเวลาด้วยพิกัดการเข้าออกแต่เพียงอย่างเดียว หรือ การใช้ระบบสัญญาณไร้สายประเภท beacon เพื่อใช้ในการระบุตำแหน่งของสถานที่ เพื่อให้พนักงานกดบันทึกเวลาเข้าออกงานของพนักงานได้ นอกจากนี้ สำหรับงาน HRM (human resouce management) อีกส่วนหนึ่งเพื่อที่จะทำให้การคำนวณเงินเดือนสามารถกระทำได้ครบถ้วนสมบูรณ์ คือ การที่มีระบบ e-leave online หรือ แอพ e-leave app เพื่อการยื่นขอและอนุมัติการลา และ OT ได้อีกด้วยถึงจักสมบูรณ์ครบถ้วน