วิธีการกำหนดตั้งเวลาส่งรายงานอัตโนมัติเข้าอีเมล ( TimeMint Auto mail)

วิธีการกำหนดตั้งเวลาส่งรายงานอัตโนมัติเข้าอีเมล์

เจ้าของระบบสามารถกำหนดเวลาให้ระบบหลังบ้านของ TimeMint ส่งรายงานอัตโนมัติไปยังอีเมล์ของหัวหน้างานหรืออีเมล์ที่กำหนดไว้ โดยสามารถเลือกรูปแบบของไฟล์ ในแต่ละกลุ่ม และเลือกการส่งได้ทั้งหมด 10 รายการเท่านั้น (หากต้องการมากกว่านั้นกรุณาติดต่อเจ้าหน้าที่ประสานงาน TimeMint เข้ามาได้)

วิธีการตั้งค่าการใช้งานอีเมล์อัตโนมัติ

เริ่มต้นด้วยการล็อคอินเข้าระบบหลังบ้านของ TimeMint แล้วเลือกไปที่แท็ปด้านซ้ายที่เป็นรูปรายงานเหมือนกับภาพ

เมื่อกดแล้วให้ทำการกำหนดรูปแบบรายงานที่ต้องการ กดเพิ่มรูปแบบรายงาน แล้วให้ตั้งชื่อประเภทรายงานเหมือนกับภาพด้านล่างนี้ แล้วกด บันทึกรูปแบบรายงาน

ต่อไปให้เลือกแท็ปย่อย “รายงานอัตโนมัติ”

ให้เราพิมพ์ตั้งชื่อรายงานอัตโนมัติ(แนะนำให้ใช้ชื่อที่สะท้อนกับการตั้งค่าอัตโนมัตินี้)
สามารดูวิธีการเพิ่มรูปแบบรายงานได้ที่ คลิกที่นี่

เลือกกลุ่มผู้ใช้งานที่เราจะใช้กับรายงานอัตโนมัตินี้

ให้เลือกรูปแบบรายงาน โดยเลือกจากรายการชื่อที่เราได้สร้างเอาไว้แล้ว

รูปแบบการกำหนดออกรายงาน สามารถเลือกได้เป็นสองแบบด้วยกันโดยแต่ละแบบจะมีรายละเอียดต่อไปนี้

กรณีเลือกรูปแบบการกำหนดออกรายงานเป็น “ประจำวัน” หมายความว่า รายงานจะได้รับการส่งออกจากระบบของ TimeMint ทุกวันที่คุณกำหนดไว้ โดยคุณสามารถเลือกบางวันที่ไม่ต้องการให้รายงานออกได้ เช่น จากภาพตัวอย่าง คือ คุณจะได้รับอีเมล์ทุกวัน เว้นวันอาทิตย์ เป็นต้น

เมื่อเลือกแล้ว คุณสามารถเลือกเวลาในการออกอีเมล์ เช่น ตัวอย่างกำหนดเวลาที่ออกรายงานคือ 10 โมงเช้าทุกวัน (เว้นวันอาทิตย์) โดยจะรับรายงานเป็นภาษาไทย และ ให้คุณเลือกรูปแบบการรับเป็น Email แล้วคุณจะสามารถเลือกอีเมล์ที่ใช้รับไฟล์รายงานอัตโนมัตินี้

เงื่อนไข : email ที่จะใช้เพื่อรับไฟล์อัตโนมัตินี้จะต้องเป็นอีเมล์ที่เป็นของเจ้าของระบบเท่านั้นหรือเป็นของหัวหน้างานในระบบของ TimeMint เท่านั้น ไม่สามารถส่งไปหาอีเมล์นอกเหนือจากที่ทำการสมัครเอาไว้กับระบบ TimeMint ได้

เมื่อกดตั้งค่าแล้วทั้งหมด คุณให้ทำการบันทึกโดยการกด เพิ่มรายงานอัตโนมัติ ที่ปุ่มสีเขียวได้โดยทันทีเพื่อทำให้การกำหนดตั้งส่งอีเมล์อัตโนมัติสำเร็จ

กรณีเลือกรูปแบบกำหนดรายงาน เป็น “กำหนดเอง”

เมื่อกดรูปแบบกำหนดออกรายงานเป็น กำหนดเองแล้ว คุณจะมีตัวเลือกกำหนดเพิ่มเติม โดยแต่จะรายละเอียดต่อไปนี้ โดยจะขอยกตัวอย่างประกอบเพื่อความเข้าใจ

สมมุติ ทาง HR ต้องการได้รับไฟล์ลงเวลาพนักงานเข้าออกงานของกลุ่มพนักงาน โดยต้องการเวลาเข้าออกของวันที่ 20 ของเดือนก่อนหน้า ถึงวันที่ 19 ของเดือนปัจจุบันเพื่อจะใช้สำหรับนำเข้าไปยังโปรแกรมเงินเดือน แล้วต้องการไฟล์นี้ส่งเข้าเมล์ของวันที่ 20 ของเดือนปัจจุบัน เราสามารถตั้งค่าต่างๆตามความหมายนี้ได้ดังต่อไปนี้

วันเริ่มต้น : คือวันที่จะให้เริ่มต้นดึงข้อมูลเพื่อเอาไปใส่ในไฟล์รายงานโดยวันนี้คือ วันที่ ในแต่ละรอบเดือน เช่นจากตัวอย่าง เราจะกำหนดเป็นวันที่ 20

วันสิ้นสุด : คือวันที่จะให้สิ้นสุดเป็นวันสุดท้ายในการเรียกข้อมูลเข้าไฟล์รายงาน เช่นจากตัวอย่าง เราจะกำหนดเป็นวันที่ 19

วันที่ทำการออกรายงาน : คือ วันที่จะให้ระบบทำการส่งไฟล์เข้าไปยังอีเมล์ที่คุณได้กำหนดเอาไว้ จากตัวอย่างคือ กำหนดเป็นวันที่ 20

เดือนที่ทำการออกรายงาน : จะมีให้เลือกทางเลือกคือ เดือนปัจจุบันและเดือนถัดไป โดยความหมายตามตัวอย่าง ก็จะต้องเลือกเดือนปัจจุบัน เพื่อให้รายงานได้รับการส่งในวันที่ 20 ของเดือนเดือนนั้น

เวลาที่ออกรายงาน : คุณสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดเวลาที่อีเมล์จะถูกประมวลส่งให้กับผู้รับ

ภาษาของรายงาน : คุณสามารถเลือกรับรายงานได้สองภาษาด้วยกัน โดยส่วนมากแล้วสำหรับคนไทยคุณสามารถเลือกรับภาษาไทยในรายงานได้

รูปแบบการรับไฟล์ : ให้เลือกเป็น Email เพื่อให้ระบบส่งไปไฟล์รายงานผ่านไปทางอีเมล์

อีเมล์ที่ใช้รับไฟล์รายงาน : คุณสามารถระบุให้ส่งอีเมล์ได้เฉพาะกับอีเมล์ที่สมัครเอาไว้ในระบบ TimeMint แล้วเท่านั้น (ไม่สามารถส่งไปหาคนนอกที่ไม่ได้สมัครอีเมล์กับ TimeMint ได้โดยอีเมล์นี้จะต้องได้รับสิทธิ์อย่างน้อยเป็นผู้อนุมัติ)

เมื่อคุณเลือกข้อมูลและรายละเอียดทั้งหมดแล้ว ให้ทำการกดบันทึกเพิ่มรายการรายงานอัตโนมัติโดยกดปุ่ม เพิ่มรายงานอัตโนมัติ (สีเขียว)

กรณีเลือกรูปแบบกำหนดรายงาน เป็น “ประจำเดือน”

สำหรับการเลือกรูปแบบกำหนดรายงาน ให้เป็นจะหมายถึงว่า จะให้ระบบของ TimeMint เรียกข้อมูลตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือนก่อนหน้าจนไปถึงวันสุดท้ายของเดือนนั้นๆ โดยไม่ต้องกำหนดว่าวันสุดท้ายของเดือนจะเป็นอะไรก็ตาม เช่น เดือนที่ลงท้ายด้วย คม เช่น มกราคม ก็จะถือว่าเป็นการเรียกข้อมูลวันสุดท้ายคือวันที่ 31 หรือ เดือนที่ลงท้ายด้วย ยน เช่น เมษายน ระบบก็จะถือว่าวันสุดท้ายของการดึงเรียกข้อมูลมาอยู่ในไฟล์รายงานนั้นก็จะคือวันที่ 30 เป็นต้น ดังนั้นส่วนที่เหลือก็คือให้คุณเลือก “วันที่ออกรายงาน” เท่านั้นว่า จะให้นำส่งไฟล์รายงานผ่านทางอีเมล์ ณ​ วันที่เท่าไหร่ของเดือนถัดไป

ข้อจำกัดในการกำหนดสร้างรายงานอัตโนมัติสูงสุด

ขณะนี้เรามีข้อกำจัดของการให้ทางผู้ใช้งานระดับแอดมินของระบบสามารถเรียกตั้งเวลาการส่งข้อมูลและสร้างรายงานอัตโนมัติได้อย่างจำกัดเพื่อเป็นการป้องกันการโหลดกับระบบของ TimeMint ในส่วนการประมวลผลของแต่ละบริษัท โดย ณ​ วันนี้เรากำหนดเอาไว้ว่า แต่ละบัญชีระดับแอดมินผู้ใช้งาน สามารถตั้งค่าอีเมล์อัตโนมัติได้ทั้งหมดสูงสุดเท่ากับ 10 รายการรายงานอัตโนมัติเท่านั้น อย่างไรก็ดี โดยสำหรับองค์กรทั่วไปแล้วนั้น ก็ถือได้ว่าสามารถใช้งานได้เพียงพอแล้ว แต่ถ้าหากว่าคุณต้องการมีรายการรายงานอัตโนมัติที่มากกว่าสิบรายการ คุณอาจจะเลือกการส่งออกไฟล์อัตโนมัติในรูปแบบของเว็ปเซอร์วิสก็ได้ หรือ ให้ติดต่อเจ้าหน้าที่ประสานงาน TimeMint เพื่อขอเพิ่มสิทธิ์การใช้งานรายงานอัตโนมัติสูงสุดได้ต่อไป

หากสนใจการใช้บริการ TimeMint Auto Report Email และไม่แน่ใจการใช้งานหรือการตั้งค่ารูปแบบใด สามารถติดต่อเข้ามายังเจ้าหน้าที่ประสานงานเพื่อสอบถามเพิ่มเติมได้

เทคนิคเพิ่มเติม กรณีพบว่าอีเมล์รายงานอัตโนมัติเข้าไปที่อีเมล์ขยะ

กรณีที่อีเมล์นั้นตกไปอยู่ที่ Spam Mail หรือ Junk Mail แนะนำให้ผู้รับอีเมล์ระบุว่าอีเมล์ของเราเป็นอีเมล์ที่ปลอดภัยมิใช่และไม่ใช่แสปมเมล์โดยการกดรายงานว่าไม่ใช่จดหมายขยะสำหรับผู้รับที่เป็น Gmail หรือบริการอีเมล์ผ่าน Google Mail ทั้งหมด และ สำหรับอีเมล์ประเภทอื่นๆ อาจจะต้องเพิ่มอีเมล์ของ TimeMint เข้าไปอยู่ในส่วนของ WhiteList หรือเพิ่มเป็นรายชื่อผู้ติดต่อเอาไว้เพื่อไม่ให้ระบบกรองอีเมล์นำเมล์รายอัตโนมัตินี้เข้าไปในกองจดหมายขยะ